各部门、各系（专业）、各党总支：

为规范我院公文格式，提高公文质量，增强公文的严肃性，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求，结合我院实际，参照《党政机关公文格式》（GB/T  9704—2012），现将我院公文格式有关要求通知如下，请遵照执行。

一、适用公文种类

我院常用的公文种类：通知、通报、报告、请示、批复、意见、纪要、决定、决议、公告、函等，均适用于本格式要求。

二、公文构成要素及排版规格

（一）公文的构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（二）公文用纸

A4印刷纸或复印纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

（三）排版规格

公文用纸上边距37mm，左边距28mm，版心尺寸为156mm×225mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可做适当调整。

（四）装订要求

公文应左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

三、公文格式各要素编排规则

（一）版头

1.院级文头由党政办公室统一印制。非机密、紧急文件一般不署份数、密级和保密期限、紧急程度。

2.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.签发人

签发人仅用于上行文。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（二）主体

1.标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

2.主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

    5.发文机关署名、成文日期和印章

（1）署名

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

成文日期的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

    （2）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    （3）附注

     附注是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如“请示”中应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

6.附件

    附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

7.版记

（1）抄送机关

    如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（2）印发机关和印发日期

    印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

8.页码

    一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

四、其他要求

（一）其他公文种类参照此要求处理。信函、纪要格式以及其他特殊情况参考《党政机关公文格式》（GB/T  9704—2012）处理。

（二）对外公文均须院领导审核签发。重要公文印发前报党政办公室进行格式审核。

（三）各部门对自己承办的公文或撰写的材料要认真进行自检自查，按照本通知要求，进一步规范公文、材料格式。公文、材料的拟稿（撰写）人和打字员是公文处理工作规范化的第一责任人，相关领导负有审核把关的责任。

（四）本要求自2014年1月1日起执行。

 

附件下载：公文字体

 

 

 

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2013年12月31日